Make your own free website on Tripod.com

จดหมายเวียน (Mail Merge)

วิธีการสร้างจดหมายเวียน (Mail Merge)

มีขั้นตอนดังนี้

1. ในการทำจดหมายเวียน (Mail Merge) ขั้นตอนแรกต้องสร้างไฟล์ ฐานข้อมูลเพื่อทำการเก็บข้อมูลที่ต้องการนำไปใช้ในจดหมายเวียน (Mail Merge)

 

 

2. ทำการ Save และปิดไฟล์เมื่อทำการสร้างเสร็จแล้ว จากนั้นเปิดไฟล์ใหม่ขึ้นมา เพื่อทำการสร้างฟอร์มให้สัมพันธ์กับข้อมูลที่มีอยู่ในฐานข้อมูล

 

 

 

3. จากนั้นไปที่แถบเครื่องมือซึ่งอยู่ทางด้านบน เลือก ~ จดหมายและเมล ~  แสดงแถบเครื่องมือจดหมายเวียน

 

4. สังเกตว่าจะมีแถบเครื่องมือเพิ่มขึ้น

 

 

5. ต่อไปใช้เมาส์ไปคลิกที่ เปิดแหล่งข้อมูล เลือกไฟล์ที่เราได้ทำการสร้างเพื่อจัดเก็บข้อมูลในตอนแรกเพื่อทำการเชื่อมโยงฐานข้อมูลกับแบบฟอร์มที่ได้สร้างขึ้น

 

 

6. แล้วนำเมาส์ไปเลือกที่ แทรกเขตข้อมูลการผสาน

 

 

7. จะมีหน้าต่าง แทรกข้อมูลผสาน เกิดขึ้นซึ่งในหน้าต่างนี้จะมีแถวของข้อมูลที่เราได้สร้างขึ้นในไฟล์แรก เราสามารถเลือกนำข้อมูลเหล่านั้นไปใส่ในฟอร์มที่เราได้สร้างขึ้น

 

 

 

8. ในตอนนี้เราจะเห็นได้ว่ารูปแบบการแสดงข้อมูลยังการแสดงแบบโค้ด หรือแถวข้อมูลที่เราได้ทำการเลือก ให้เรานำเมาส์ไปคลิกที่ แถบ แสดงข้อมูลผสาน

 

 

 

9. จะเห็นได้ว่าจากการที่เรานำเมาส์ไปคลิกที่ แถบ แสดงข้อมูลผสาน ข้อมูลจะเปลี่ยนแปลงไปเป็นข้อมูลที่เราได้ทำการสร้างไว้ในฐานข้อมูล เราใช้แถบลูกศรเลื่อนไปยังที่ข้อมูลที่ต้องได้

 

 

หมายเหตุ  เราสามารถนำการใช้รูปแบบขั้นตอนนี้ไปใส่ในฟอร์มหนังสือ หรือ จดหมายราชการต่างๆ ที่ต้องการทำเป็นจดหมายเวียนหรือ ทำซองจดหมายได้ เพื่อช่วยลดความซ้ำซ้อนในการทำงานและทำงานได้รวดเร็วขึ้น

หน้าแรก